Projektmanagement








Konzentration setzt Energie frei

Kurz & Bündig

Im Bereich Projektmanagement übernehmen wir die Leitung von anstehenden und bereits bestehenden Projekten, insbesondere die Planung, Forschung und Durchführung für und mit unseren Kunden. Es ist uns hier wichtig, den Erfordernissen des Marktes und den Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden.

Optimiertes Projektmanagement ist essentiell für den Erfolg. Projekte können effizienter durchgeführt werden, das Unternehmen kann sich schneller an die Anforderungen des Marktes anpassen. Vorhandene Ressourcen an Wissen, Zeit und Material können effizienter ausgeschöpft oder aber eingespart werden. Ein wichtiger Faktor ist die Führung der Projektmitglieder, die durch hohe Anforderungen und Zeitdruck während des Projektes ein besonderes Gespür verlangt, um ein produktives Arbeitsklima zu schaffen. Management großer Projekte ist eine unserer fokussierten Kompetenzen.

Die erhöhten Zeit- und Produktanforderungen bedingen eine große Flexibilität. Projekte eignen sich hier hervorragend, da sie zeit- und aufgabengebunden sind. Eine Aufgabe, wie die Umstellung von Systemen oder Produktneuentwicklungen, wird einer Gruppe von kompetenten Leuten übertragen, die sich auf diese Aufgabe konzentrieren. Nach Erfüllung dieser wird das Projektteam wieder aufgelöst.





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Projektmanagement


Ausgangssituation

Der Versicherungsmarkt wandelt sich. Und die Änderungsprozesse werden schneller. Alle Märkte erleben eine stete Beschleunigung der ablaufenden Prozesse. Aktivere Kunden, erhöhte Ansprüche und wachsender Konkurrenzdruck aufgrund weltweiter Expansionen und Fusionen erfordern schnelles Handeln und Anpassung an den Käufermarkt. Schneller Wandel und kurze Produktzyklen erfordern schnelle, flexible und hochqualitative Managementprozesse. Einer davon ist das Projektmanagement.






Unser Angebot

Im Bereich Projektmanagement übernehmen wir die Leitung von anstehenden und bereits bestehenden Projekten. Dabei übernehmen wir die Planung, Kontrolle und Steuerung für und mit unseren Kunden. Es ist uns hier wichtig, den Erfordernissen des Marktes und den Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden.
Wir übernehmen Aufgaben in eigenen Projekten, in Projekten unserer Kooperationspartner und in Kundenprojekten Aufgaben im Management:
  • in großen Projekten,
  • im Lenkungsausschuss,
  • in der Projektleitung,
  • im Coaching des Projektleiters und
  • in der Schulung von Mitarbeitern.

Dabei stützen wir uns auf:
  • die Erfahrung unserer Projektleiter (Partner und Manager der AOBC),
  • ausgewählte, erprobte Methodiken und Verfahren zum Projektmanagement,
  • laufende interne und externe Schulungsmaßnahmen und
  • ein internes System der Qualitätssicherung und Kontrolle.

Die Qualität unserer Projektmanagementtätigkeiten spiegelt sich in dem Erfolg unserer Kunden wieder - nicht nur auf dem Papier, sondern in der Realität.
Durch unser Projektmanagement wird erreicht, dass das Projekt in einer wohlorganisierten, strukturierten Weise, mit einem Minimum an Risiken und Ungewissheiten, unter klaren Qualitäts- und Leistungsstandards, mit messbaren Ergebnissen im Rahmen eines minimalen Zeit- und Kostenaufwandes durchgeführt werden kann.

Unsere Wege unterscheiden sich von denen anderer Beratungsunternehmen. Wir haben verstanden, dass eine erfolgsorientierte Beratung nicht durch standardisierte Ansätze, sondern nur mittels einer maßgeschneiderten Lösung möglich ist.
Neben dem Projektmanagement, einer Domäne unseres Unternehmens, stehen bei der Beratung unserer Kunden für uns die Integration des fachlichen Wissens und der sozialen Kompetenz im Vordergrund.
Durch eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kooperationspartnern sind wir in der Lage, ganzheitliche Lösungen zu erarbeiten und komplexe Projekte zu managen.
Unsere Mitarbeiter sind umfassend in den klassischen Methoden des Projektmanagements wie Brainstorming, Moderations-, Präsentations-, Gesprächs- und Verhandlungstechnik ausgebildet und trainiert. Umfangreiche Erfahrungen im Einsatz von Softwarewerkzeugen des Projektmanagements sind bei unseren Mitarbeitern vorhanden.






Auswirkungen und Ziele

Optimiertes Projektmanagement ist essentiell für den Erfolg eines Projektes. Projekte können schneller und effizienter durchgeführt werden, das Unternehmen kann sich schneller an die Anforderungen des Marktes anpassen. Vorhandene Ressourcen an Wissen, Zeit und Material können effizienter ausgeschöpft oder aber eingespart werden. Ein wichtiger Faktor ist die Führung der Projektmitglieder, die durch hohe Anforderungen und Zeitdruck während des Projektes ein besonderes Gespür verlangt, um ein produktives Arbeitsklima zu schaffen.






Inhaltliche Beschreibung

Ein Projekt wird folgendermaßen charakterisiert:
  • es existiert eine eindeutige Aufgabenstellung,
  • es existiert ein definierter Zeitrahmen, mit festgelegtem Anfangs- und Endzeitpunkt,
  • es existiert ein festgelegter Kostenrahmen,
  • der Einsatz von Ressourcen (Mensch, Arbeitsmittel) ist begrenzt.

Projekte sind Vorhaben, die im wesentlichen durch die Einmaligkeit ihrer Bedingungen, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und terminliche Begrenzungen, durch eine projektspezifische Organisation und durch eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben im Unternehmen gekennzeichnet ist (siehe DIN-Norm 69901).

Die Projektleitung muss dabei das „magische Dreieck“ von „Qualität und Funktion“, „Projektendtermin“ und „Projektkosten“ in der Form managen, dass das Ergebnis des Projektes die 3 sich gegenseitig erschwerenden Bereiche in einer dem Ziel des Projektes entsprechenden Weise berücksichtigt.
Die Qualität eines Projektmanagements zeichnet sich dadurch aus, dass das Projekt in einer wohlorganisierten, strukturierten Weise, mit einem Minimum an Risiken und Ungewissheiten, unter klaren Qualitäts- und Leistungsstandards, mit messbaren Ergebnissen im Rahmen eines minimalen Zeit- und Kostenaufwandes durchgeführt werden kann. Das Projektmanagement muss folgende Aspekte eines Projektes gewährleisten:
  • Klare Ziele und Vorgaben, die allen Projektbeteiligten bekannt und mit Ihnen abgestimmt sind
  • Jederzeitige Transparenz über den jeweiligen Projektstand
  • Frühzeitige Erkennung von Risiken und schnelle Reaktionsmaßnahmen
  • Personifizierte Verantwortung für alle Aspekte und Aufgaben des Projektes

Ziele des Projektmanagements sind über den Gesamtverlauf des Projektes motivierte Projektmitarbeiter, eine gute Kommunikation im Team und nach außen, ein effizienter Einsatz von Ressourcen, erreichte Teilziele an wohldefinierten Zeitpunkten und ein Projektendergebnis, das den genehmigten Budgets, den geforderten Anforderungen und dem gewünschten Termin entspricht.

Zu diesem Zweck muss eine ausgereifte Vorgehensweise bzw. Methodik angewendet werden, die Veränderungen im Umfeld eines Projektes, wie z.B. neue Ideen der Projektteilnehmer, neue Unternehmenssituationen, neue Markterfordernisse, etc. berücksichtigt, jedoch einen zeitlichen, budgetgerechten und zielorientierten Erfolg des Projektes gewährleistet.


Ein Projekt lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen:
  • Projektdefinition
  • Projektstrukturplanung
  • Projektablaufplanung
  • Terminplanung
  • Ressourcenplanung
  • Kostenplanung
  • Projektkontrolle
  • Projektsteuerung
  • Projektabschluss

Projektdefinition
In der Phase der Projektdefinition werden die Gründe der Notwendigkeit des Projektes, die übergeordneten Ziele des Projektes, die Risiken des Projektes, die vorhandenen Einschränkungen (Ressourcen, Budgets, Termine) und Annahmen (weitere Rahmenbedingungen) bezüglich des Projektes, sowie die Qualitätserwartungen des Projektergebnisses definiert und dokumentiert.
Dazu werden die Kundenanforderungen bezüglich des Projektes genauestens untersucht und abgestimmt. Das Projektbudget wird bestimmt, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden erstellt, Risiken und Nutzen des Projektes (Risiken-Kosten-Nutzen-Matrix) werden analysiert, dokumentiert und mit dem Kunden abgestimmt.





Projektplanung (Struktur und Ablauf)
In der Phase der Projektplanung werden über Planungstreffen die an dem Projekt Beteiligten mit den Zielen und Rahmenbedingungen des Projektes vertraut gemacht. Es werden die Techniken des Brainstormings, des Mind-Mappings, der Moderations- und Präsentationstechnik eingesetzt, um effizient die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Die Projektorganisationsform (Matrix der Zuständigkeiten) wird entwickelt und festgeschrieben.
Es wird ein Projektstrukturplan (PSP) entwickelt, in dem sämtliche Haupt- und Teilaktivitäten des Projektes hierarchisch geordnet und die wichtigen Schlüsseletappen (Meilensteine) des Projektes dokumentiert werden.
Zur Identifikation der einzelnen Aufgaben und der Meilensteine des Projektes dienen Phasenmodelle eines DV-Projektes (auch Prozessmodelle genannt). Phasenmodelle sind Ordnungs- und Denkschemata zur Reduzierung der Komplexität einer Projektaufgabe. Ein beispielhaftes Phasenmodell besitzt folgende Gliederungspunkte:
  • Informationsplanung
  • Projektinitiierung
  • Anforderungsdefinition
  • Systemdesign (Fachlichkeit, Daten und Funktionen)
  • Systemrealisierung
  • Systemtest
  • Systemeinführung (Roll-Out)
  • Betreuung, Wartung und Pflege des Systems
  • Projekterfolgsanalyse

Während aller Phasen erfolgt eine laufende
  • Qualitätssicherung (durch Einsatz des V-Modells)
  • Projektkontrolle und Abweichungsanalyse
  • Projektinformation, Berichtswesen
  • Projektsteuerung

Der Projektstrukturplan wird daraufhin um die logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Haupt- bzw. Teilaktivitäten erweitert, und es wird die Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten bzw. Aufgaben definiert. Das Ergebnis dieses um die Abhängigkeiten und die Reihenfolge der Aufgaben erweiterten Projektstrukturplanes ist der Projektablaufplan (PAP), der in einem entsprechenden Projektplanungswerkzeug (wie z.B. MS Project) dokumentiert wird.
Verschiedene Bereiche des Projektes wie Kommunikations- und Informationsprozesse, Infrastruktur, Verantwortungsbereiche, Qualitätskontrollprozesse, Standards, Frühwarnsysteme etc. des Projektes werden entwickelt und dokumentiert.


Aktivitäten-, Kapazitäts-, Ressourcen-, Termin- und Kostenplanung
Die Phase Aktivitäten-, Kapazitäts-, Ressourcen- und Terminplanung erweitert den Projektablaufplan (PAP) um die notwendigen und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten (Kenntnisse, Erfahrungen, techn. Ausstattungen, etc.) und die einzelnen Ressourcen (Personal, Sachmittel, Budgets) und definiert die Termine der einzelnen Projektabschnitte mit ihren Ergebnissen. Jedem Projektmitarbeiter werden die entsprechenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugeordnet. Die einzelnen Aufgaben des Projektes erhalten also Besitzer. Dazu müssen die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter dokumentiert und mit den anstehenden Aufgaben abgeglichen werden. Notwendige Schulungsmaßnahmen werden eingeleitet. Übergeordnete Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schlüsseletappen (Meilensteine) des Projektes werden entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet.
Die Aufwandsplanung der einzelnen Arbeitsschritte des Projektes erfolgt im ersten Schritt über die den Aufgaben zugeordneten Mitarbeiter, im zweiten Schritt zentral über das Projektmanagement. Verfahren zur Aufwandsschätzung, wie die Function-Point-Methode, werden um Erfahrungswerte erweitert zur Festlegung der notwendigen Aufwände eingesetzt. Potentielle Zeitdiebe und Ausfallzeiten (eliminierbare und statistische) im Projektverlauf, wie z.B. notwendige Informationsrecherchen, unnötige Meetings, Tagesprobleme im operativen Tagesgeschäft, etc. müssen vorab erkannt und dokumentiert werden, um gegensteuernde Maßnahmen rechtzeitig einleiten zu können. Da sie sich jedoch niemals vollständig vermeiden lassen, müssen entsprechende Fixzeiten dafür in der Kapazitäts- und Terminplanung berücksichtigt werden, um den geplanten Endtermin des Projektes nicht unnötig zu gefährden.
Anhand der vorliegenden Ergebnisse wird mit Hilfe der bestimmten Arbeitspakete und der Netzplantechnik der kritische Pfad des Projektes, d.h. die Aufgabenfolge, die keine Pufferzeiten besitzt, ermittelt. Der kritische Pfad bedarf während des Projektes besonderer Beobachtung, da Verzögerungen bei Aufgaben des kritischen Pfades zu einer Verzögerung des Projekt-Endtermins führen.
Meilensteine zur Erfolgskontrolle des Projektes werden funktional und terminlich fixiert.
Die Kostenplanung ermittelt anhand der Kapazitäts-, Aufgaben- und Terminplanung die Projektkosten des gesamten Projektes, der einzelnen Projektetappen und der einzelnen Projektaufgaben. Eventualbudgets zur vorzeitigen Kostenabsicherung von Projektrisiken werden definiert und eingeplant. Es werden die personellen Verantwortlichkeiten bezüglich der entstehenden Kosten definiert. Eine Kosten-Nutzen-Analyse des Projektes wird erstellt.
Der fertiggestellte Aktivitäten-, Kapazitäts-, Ressourcen-, Termin- und Kostenplan des Projektes wird mit den Projektanforderungen des Auftraggebers und der ursprünglichen Projektdefinition abgestimmt. Der fertige Projektplan wird vom Auftraggeber angenommen und dient quasi als Vertrag für das Projekt.


Projektsteuerung und Projektkontrolle
Die Projektsteuerung beinhaltet die laufende Ressourcen-, Kapazitäts-, Termin- und Kostenanalyse und die Durchführung entsprechender Steuerungs- und Korrekturmaßnahmen während des Projektes.
Die während eines laufenden Projektes durchzuführenden Aufgaben des Projektmanagements werden im folgenden stichwortartig genannt (Auszug):
  • Gewährleistung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Projektes und gegenüber der Projektumwelt über präsentierte Arbeitsaufträge mit Rückmeldungsverfahren, Zwischenberichte, Kick-Off-Meetings, Meetings des Lenkungs- und des Projektausschusses.
  • Konflikterkennung im Team und Konfliktbewältigung.
  • Aufgabenkonfliktanalyse und Lösung über Ursache-Wirkungs-Diagramme.
  • Aufgabenmanagement: Arbeitspakete werden an die Projektmitarbeiter verteilt, ihr Realisierungsfortschritt laufend überprüft und ihre Fertigstellung zum geplanten Endtermin sichergestellt.
  • Kostenmanagement. Tatsächlich anfallende Kosten während der Projektlaufzeit werden mit den geplanten operativen Kosten des Projektes verrechnet, Abweichungen analysiert und ggf. notwendige, zusätzliche Budgets angefordert.
  • Änderungsmanagement der Anforderungen und Aufgaben über kontrollierte und genehmigte Änderungsprozesse (Change-Request-Verfahren).
  • Laufende Qualitätskontrolle der Aufgabenergebnisse.
  • Überwachung des kritischen Pfades und ggf. Pfadoptimierungen über Neugestaltung der Aufgabenbeziehungen.
  • An festgelegten Meilensteinen werden Projektstatusberichte erstellt und präsentiert, um über den Projektfortschritt zu informieren.
  • Laufende Risikoanalysen und Risikominimierungsmaßnahmen durch Kennzahlen (Metriken), Warnsignale, Präventiv- und Abwehrmaßnahmen. Nutzung der Frühwarnsysteme.
  • Präventives Risikomanagement.


Wartung und Pflege
Nach der Systemeinführung können neue Folgeprojekte zur Verbesserungswartung, Anpassungswartung oder Korrekturwartung des entwickelten Systems initiiert und geplant werden.