Lotus Notes
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Ausgangssituation
Zum einen gewinnen Informationen als Wirtschaftsfaktor immer größere Bedeutung. Zum anderen sind die Personen, die an der Umwandlung von Wirtschaftsfaktoren in unternehmerischen Gewinn beteiligt sind, nicht mehr an einem oder einigen wenigen Orten konzentriert, sondern in zunehmenden Maße über den ganzen Erdball verteilt. Um die Herausforderungen dieser Veränderungen zu meistern, bedarf es einer starken und flexiblen Groupware, d.h. eines IT-Produktes, dessen primäre Aufgabe es ist, das Arbeiten von Menschen im Netz, insbesondere in verteilten Lokationen, zu unterstützen. Lotus Notes ist ein klassisches Groupware-Produkt, das diese Anforderungen erfüllt.
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Unser Angebot
Durch uns können Sie bei der Erstellung eines leistungsfähigen Informationsmanagements in Form von Lotus Notes auf Kompetenz und Erfahrung zählen. Sie können Lotus Notes zur Lösung folgender Aufgaben verwenden:
- Interne und externe Kommunikation über das Lotus Notes Mailsystem
- Strukturierte Ablage/Verwaltung von Dokumenten und Informationen
- Verwaltung aller Kundenkontakte und -informationen
- Workflow für interne Geschäftsprozesse
- Unternehmenspräsentation im Internet und Zugriff auf das Internet
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Auswirkungen und Ziele
Der Einsatz von Lotus Notes bringt dem Unternehmen eine Wertschöpfung in folgenden Bereichen:
Gesteigerte Arbeitseffektivität
Notes schafft mit dem vorkonfektionierten Ablagesystem die Voraussetzung, dass Informationen geordnet und jederzeit transparent an allen Standorten des Unternehmens zur Verfügung stehen:
- für und über Kundenkontakte
- für Synergien im Unternehmen
- für Projektarbeiten
- für Verwaltungsaufgaben.
Dadurch wird die Zugänglichkeit der Informationen erhöht und die Kommunikation beschleunigt.
Stringenz und Verfolgung von Maßnahmen
Die Ordnungsprinzipien von Notes:
- unterstützen die Information und Kommunikation über einzuleitende Maßnahmen,
- machen Arbeitsergebnisse jederzeit sichtbar,
- weisen auf Abweichungen ohne zusätzliches Controllinginstrument hin,
- unterstützen den Grundsatz "agieren statt reagieren",
- lassen Unterbrechungen und "Nichthandeln" erkennen.
Automatische Steuerung
- Verfolgung von Informationen (gelesen, bearbeitet, geantwortet, genehmigt, weitergeleitet),
- Unterstützung der Kommunikation (Informationsverteilung, vollständige Informationsablage jederzeit und jedem Autorisiertem verfügbar, Sammlung von Diskussionsbeiträgen),
- Workflowmanagement (Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsfortschritte verfolgen, Informationen beisteuern),
- vorkonfektionierte Anwendungen (z.B. automatisierter Raumbelegungsplan, Ressourcenverwaltung),
Auf Bewährtes zurückgreifen (Best Practice)
In Lotus Notes werden:
- Ergebnisse, Erfahrungen, Standards und Wissen gesammelt und geteilt,
- Ergebnisse mehrfach genutzt,
- Qualität stetig verbessert,
- Wissen, Erfahrungen und Beispiele für Lernende verfügbar.
Lotus Notes verhindert Informationsmißbrauch
Lotus Notes ist:
- eine Bibliothek, die einem großen Leserkreis offen steht,
- eine Ablage, die ausschließlich einem autorisiertem Benutzerkreis zur Verfügung steht,
- ein Panzerschrank, der nur von Autorisierten geöffnet und gefüllt werden kann.
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Inhaltliche Beschreibung
Lotus Notes ist ein strategisches Tool, das durch seine Infrastruktur (Skalierbarkeit, Stabilität, Wartbarkeit) eine starke Unterstützung bei der flexiblen und schnellen Anpassung an die Veränderungen des Marktes darstellt und außerdem den Weg zum virtuellen Unternehemen ebnet. Am Beispiel eines möglichen Arbeitsplanes für die Einführung eines Workflow mit Lotus Notes soll im folgenden kurz ein Weg aufgezeigt werden, mit dem die hochgesteckten Ziele eines virtuellen Unternehmens erreicht werden können:
- Unternehmerische Ziele der Workflow-Implementation festlegen,
- Ggf. Differenzierung dieser Ziele bis hinunter zu konkreten Vorgaben festlegen,
- Erhebung des Mengengerüsts,
- Erhebung der technischen Infrastruktur (Plattformen, zu integrierende Anwendungen und deren Oberflächen, Schnittstellen zu Kern- und Randsystemen),
- Identifikation geeigneter Prozesse,
- Identifikation der führenden Anwendungen (Prüfung auf mögliche "Entkernung" der Steuerungsfunktionen),
- Entwicklung einer gemeinsamen Vision (Darstellung einer generellen Workflow-Architektur-Definition der Ausbaustufen),
- Risiken und gegensteuernde Maßnahmen,
- Definition Systemanforderungen,
- Terminplanung,
- Kostenplanung,
- Implementations- und Schulungsaufwände.
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